Create an invoice
When to issue an invoice
Creating an invoice is when the project is ordered. Therefore, the accounant must keep track of when the project has been ordered at any time. Even if the project lasts nearly a month, we will create an invoice at the time of order entry. With this, it is possible to post accounts receivable by creating an invoice.
How to create an invoice
When a Quotation exists
1. Open the Quotation from which you create the Invoice.
https://gyazo.com/976c1ee1c18f2d99369417400e31b389
2. Quotation must be Mark as accepted. If Quotation is Accepted, the Create Invoice button is displayed at the top of the screen. Click this button.
https://gyazo.com/b130f8dd9d742f565b84ae40526ee59b
3. When Dialogbox is displayed, click the Create button.
https://gyazo.com/59216aedd1b05ee5e52fb961893d4e6a
4. Invoice is created based on Quotation. Make sure that To, Date, Due Date, Reference are entered correctly.
Confirm that the item displayed in the description and the Qty are correctly entered. For Date, enter the issuance (planned) day of the invoice and Due Date enter the expected due date. If the issue date and cash up date of Invoice are not entered correctly, there is an effect on the profit and loss statement and cash flow, so the person in charge must enter it carefully.
https://gyazo.com/6fde95ee716d183ed9a9c790d38e193f
5. Send an email the created invoice to the customer.
https://gyazo.com/81e9e06bc98e243e5ac296c399ed4e29
When a Quotation does not exist
For small projects such as business cards, invoice may be issued without creating Quotation.
1. From Xero, select New> Invoice.
https://gyazo.com/9092faa9fe2d783e8b6c1a0b8a2905fd
2. Fill out the following items and issue Invoice
https://gyazo.com/4da4b52f206ead5ce6f27f7bfd2419c1
To: Choose customer
Date: Date to issue an invoice
Due Date: Date to cash up
Invoice_#: Automatically assigned. Don't change
Reference: Imput the project number such as "P00667" important.icon
Description: Input the detail of item
Qty: Quantity
Unit Price
Account: Choose proper account code from the list.
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Japanese Draft
インボイス作成の時期
インボイスを制作するのはプロジェクトが受注になった時点です。したがって経理担当者はいつプロジェクトが受注になったのかを随時把握しておかなければなりません。プロジェクトが1ヶ月近い長期になる場合でも、インボイスは受注時に作成します。インボイスを作成することにより売掛金を計上することが可能です。
インボイスの作成方法
Quotationが存在する場合
1. Invoiceを作成する元になるQuotationを開きます。
https://gyazo.com/976c1ee1c18f2d99369417400e31b389
2. Quotation はMark as acceptedである必要があります。QuotationがAcceptedの場合、画面上部に Create Invoice のボタンが表示さています。このボタンをクリックします。
https://gyazo.com/b130f8dd9d742f565b84ae40526ee59b
3. Dialogboxが表示されたら Create ボタンをクリックします。
https://gyazo.com/59216aedd1b05ee5e52fb961893d4e6a
4. InvoiceがQuotationを元に作成されます。To、Date、Due Date、Referenceが正しく入力されていることを確認します。
Descriptionに表示されている項目とQtyも正しく入力されていることを確認します。DateにはInvoiceの発行(予定)日、Due Dateには入金予定日を入力します。Invoiceの発行日と入金日が正しく入力されていない場合は損益計算書やキャッシュフローに影響があるので担当者は注意して入力しなければなりません。
https://gyazo.com/6fde95ee716d183ed9a9c790d38e193f
5. 作成したInvoiceをCustomerにメールで送信します。
https://gyazo.com/81e9e06bc98e243e5ac296c399ed4e29
Quotationが存在しない場合
名刺など小規模なプロジェクトの場合はQuotationを作成せずにInvoiceを発行する場合があります。この場
1. XeroからNew>Invoiceを選択します。
https://gyazo.com/9092faa9fe2d783e8b6c1a0b8a2905fd
2. 以下の項目を記入してInvoiceを発行します
https://gyazo.com/4da4b52f206ead5ce6f27f7bfd2419c1
To: Choose customer
Date: Date to issue an invoice
Due Date: Date to cash up
Invoice_#: Automatically assigned. Don't change
Reference: Imput the project number such as "P00667" important.icon
Description: Input the detail of item
Qty: Quantity
Unit Price
Account: Choose proper account code from the list.